Согласование документов

Чем четче будут оговорены все нюансы заполнения различного рода документов, тем меньше будет различного рода неожиданностей в будущем. Оптимальным решением будет согласование всех особенностей заполнения всевозможных документов сначала со своими специалистами, а далее уже с производителем.

1) Нужно сообщать заранее, если существуют особенности платежей (оплата из разных источников; оплата со специфическим оформлением ряда документов для оптимальной таможенной очистки и т. п.) и все эти нюансы четко расписывать.

2) Часто контрактодержателем бывает одна компания, плательщиком другая, а документы оформляются на третью.

Для такого случая важно заранее сообщить все эти особенности производителю. В противном случае будет сложно соотнести, например, зашедшую предоплату от незнакомого производителю плательщика с известным ему покупателем по контракту. На счет производителя заходит ежедневно множество платежей и далеко не всегда отправленные суммы согласно контракта совпадают с реально поступившими на счет. Это связано с дополнительными комиссионными, которые часто снимают банки корреспонденты по пути следования средств, несмотря на выставленные отметки, что оплата за счет плательщика.

В любом случае сразу после платежа нужно предоставить свифтовку (получить можно в своем банке по требованию) или хотя бы копию платежки. Это существенно ускорит процесс нахождения и идентификации поступивших средств. Если используется комплексный вариант платежа через цепочку плательщиков и затруднительно получить свифтовку по каким-то причинам, то нужно хотя бы сообщить, что отправлена сумма такая-то,  плательщик – компания такая-то.

Производителю нужно четко знать по какой схеме работает заказчик. Для этого заказчик должен заблаговременно сообщить свой финансовый план, последовательность действий, особенности оформления документов, перечень документов для отправки контрактодержателю и отдельно грузополучателю и т. п.

Если покупатель, плательщик и получатель — одна и та же компания, то тут все просто и однозначно. Если же заказчик действует по оптимизационным схемам, то об этом следует информировать заранее.

Например, так:

а) Контракт заключаем между Alfa Ltd и компанией производителем.
б) Предоплата 30% идет от Beta Ltd в течении 3-х банковских дней с момента подписания договора.
в) Производитель, получив предоплату, производит товар и оформляет его согласно требований:
….
документ такой-то, пишем то-то в графе такой-то и т. п.

Наши инструкции по оформлению каждого документа и перечню документов для отправки отдельно компании Alfa Ltd и Gamma Ltd сведены в файл такой-то.

Иными словами выше указывается, что транспортные документы и сертификаты оформляются на компанию-грузополучателя Gamma Ltd.

г) Производитель отгружает товар. Через 4-5 дней после отгрузки присылает драфты документов на согласование. После подтверждения выпускает уже оригиналы и предоставляет их сканированные копии по e-mail.
д) Покупатель, одобрив сканы оригиналов, платит за 10-ть дней до прибытия груза в порт назначения оставшиеся 70% через компанию Alfa Ltd. Платеж подтверждается SWIFT~ом.
е) Производитель, получив оплату, отправляет оригиналы экспресс почтой на адрес такой-то

3) Зачастую вопросы, которые казалось бы относятся к сфере решений заказчика и не должны касаться особенностей оформления документов могут оказать на них заметное влияние.

Например, покупатель заказал продукцию на условиях FOB Mundra и сообщил, что планирует доставлять груз силами своего транспортника через Ригу. Производитель использовал эти данные при сертификации продукции. Далее покупатель нашел более дешевый вариант доставки через Клайпеду. Однако производитель уже не может принять новый вариант доставки, поскольку все документы уже выпущены с указанием, что доставка будет через Ригу. Чтобы переделать все на Клайпеду нужно выполнить много изменений, что будет неоправданно затратно.

Оставить ответ

Вы можете оставить комментарий или запрос.

Notify of
avatar
wpDiscuz